Kassen-Nachschau
Was Unternehmer dabei beachten sollten

Worum geht es bei einer Kassen-Nachschau?

Zum 01. Januar 2018 wurde die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch das Finanzamt geschaffen. Dabei kann die Herausgabe der Kassenbuchführung und der Zugriff auf die Kasse durch einen Finanzbeamten verlangt werden. Geprüft wird, ob Ein- und Auszahlungen bei Barkassen ordnungsgemäß aufgezeichnet und gebucht sind.

Wurde eine Betriebsprüfung angekündigt, kommt es oft vor, dass kurz vor Prüfungsbeginn die Kassenbuchführung „frisiert“ wird. Durch den Überraschungsbesuch zur Kassen-Nachschau soll diese Kassenmanipulation verhindert werden.

Häufig von einer solchen Kassen-Nachschau betroffen sind vor allem Betriebe in bargeldintensiven Branchen, bei denen Kassen zum Einsatz kommen wie z.B. Restaurants, Bäckereien, Apotheken, Friseure, Tankstellen oder Diskotheken. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob im Betrieb eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Wie läuft eine Kassen-Nachschau ab?

Zu einer Kassen-Nachschau darf ein Prüfer des Finanzamts zu den üblichen Arbeits- bzw. Geschäftszeiten des jeweiligen Betriebs erscheinen. Das bedeutet, dass die Kassen-Nachschau in einem Restaurant sogar am Abend und z.B. in einem Bekleidungsgeschäft an einem Samstag stattfinden könnte.

Wer von einem Finanzbeamten überrascht wird, sollte er sich zunächst den Dienstausweis und eine schriftliche Ermächtigung für die Kassen-Nachschau zeigen lassen.

Der Prüfer kann dann Einsicht in alle schriftlichen, sowie digitalen Aufzeichnungen verlangen. Auch die Kassensysteme werden vor Ort kontrolliert und auf ihre ordnungsgemäße Funktion geprüft. Der Prüfer kann zudem einen Kassensturz verlangen, oder sich die digitalen Aufzeichnungen übermitteln oder auf einen Datenträger kopieren lassen, um diese später in Ruhe im Büro zu prüfen.

Sollte der Geschäftsführer nicht vor Ort sein, kann das Finanzamt trotzdem eine Kassen-Nachschau durchführen. Der Prüfer kann sich in diesem Fall an die Mitarbeitenden wenden. Der Geschäftsführer sollte daher vorab einen geeigneten Mitarbeiter als Ansprechperson benennen, welcher dem Prüfer den Zugriff auf die gewünschten Kassendaten gewähren kann.

Möchte er hingegen keinen Mitarbeiter einbeziehen, kann er im Vorfeld klären, dass bei einer möglichen Kassen-Nachschau stets der Steuerberater vor Ort ist und die Prüfung begleitet.

Geschäftsräume durchsuchen bzw. Privaträume betreten darf der Prüfer im Zuge einer Kassen-Nachschau nicht.

Mögliche Konsequenzen einer Kassen-Nachschau

Stellt der Prüfer während der Kassen-Nachschau Unregelmäßigkeiten fest, kann er sofort zu einer Betriebsprüfung übergehen. Ein schriftlicher Hinweis darauf genügt. Mängel an der Buch- oder Kassenführung können zu erheblichen steuerlichen Nachteilen führen. Stellt der Prüfer zudem fest, dass Einnahmen vorsätzlich nicht erfasst worden sind, könnte das Finanzamt im schlimmsten Fall auch den Vorwurf der Steuerhinterziehung erheben, was schlussendlich zu Steuer­fahndungs­maßnahmen führen könnte.

Es ist also ratsam, stets auf eine ordnungsgemäße Kassen- und Buchführung zu achten.

Beachten Sie, dass dieses Video lediglich eine allgemeine Übersicht zu dem Thema bietet. Haben Sie Interesse am Thema Kassen-Nachschau? Dann kontaktieren Sie uns, wir nehmen uns gerne Zeit für eine individuelle Beratung.

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Diese Videos stellen keine individuelle Beratung dar. Sie dienen der allgemeinen Information und sollen aufzeigen, was steuerlich möglich, aber auch was nicht möglich ist. Bitte beachten Sie, dass sich die gesetzlichen Regelungen inzwischen geändert haben könnten (Stand: 09/2023).

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